Сотрудникам нужно выполнять планы, менеджерам — находить новых клиентов и заключать выгодные контракты. Обычно это характеризуется целями компании. Специализация и отсутствие четкости. Это означает, что результаты трудно измерить.
Они должны быть четко сформулированы, чтобы не превратиться в бредовые мечты. Для этого используется метод SMART. В этой статье мы расскажем о том, как ставить разумные цели и как они могут преобразить работу сотрудника.
Для чего нужны цели по методу SMART
Методы SMART используются для управления компаниями и группами. Они применяются в самых разных областях — от планов продаж до маркетинговых кампаний.
Когда цели ставятся по методу SMART, в рабочий процесс для менеджеров и сотрудников включаются следующие методы
| Контроль | Работники. |
|---|---|
| Убедитесь, что цели понятны сотрудникам во всех деталях. | Не возникает конфликтов по поводу целей, так как все в команде понимают их одинаково. |
| Они могут следить за тем, как развивается работа, и со временем вносить коррективы. | Они работают вместе, учитывая собственные ресурсы, и не тратят на проект последние силы. |
| Они следят за сроками завершения работы. | Они понимают ожидаемые результаты. |
Менеджеры и руководители отделов считают такой подход эффективным благодаря следующим преимуществам.
Как грамотно ставить цели
Процесс постановки целей можно разбить на различные этапы, включая подготовку, выбор группы и мониторинг прогресса.
Подготовка. Суть этого шага заключается в написании подробного описания цели. Важно включить все пять критериев метода SMART. Чтобы установить достаточное количество целей, составьте список вопросов по каждому критерию.
| Критерии. | Вопросы для формулирования целей |
|---|---|
| Конкретные. | Что должно быть достигнуто? Что необходимо сделать для достижения цели? Кто отвечает за выполнение задачи или задач? Какие шаги необходимо разделить для достижения цели? |
| Измеримые. | Какие показатели используются для измерения результатов? Какие результаты должны быть достигнуты на каждом этапе? |
| Осуществимость. | Какие ресурсы необходимы команде для достижения целей? Достаточно ли этих ресурсов? С какими рисками связан проект или задача? Есть ли у команды опыт выполнения подобных задач? |
| Относительность. | Почему эти цели важны? Согласованы ли цели с глобальной стратегией компании? Как достижение результатов повлияет на рост компании? |
| Ограниченные по времени | К какому сроку необходимо достичь цели? Почему важно достичь результатов к этой дате? Что произойдет, если цель не будет достигнута в установленный срок? Какие обстоятельства могут повлиять на задержку в достижении цели? |
Отвечая на эти вопросы, важно учитывать факторы, которые могут повлиять на определение цели. Прежде чем озвучить цель в команде, менеджер должен
Выбор группы. На этом этапе менеджерам необходимо разделить цели на задания и решить, кто из сотрудников будет отвечать за каждое из них. Это позволит избежать конфликтов в коллективе, когда ответственных много, а работа не ведется.
Мониторинг прогресса. Важно договориться о регулярных встречах с командой или назначить сотрудника, который будет представлять текущую работу и результаты.
Каких ошибок следует избегать?
Интеллектуальные методы имеют ряд ограничений. Если не учитывать их, то можно допустить ошибки при постановке целей. В этом случае метод теряет свою эффективность, а команда — стимул к дальнейшей работе.
Вот список наиболее распространенных ошибок при использовании интеллектуального дизайна
Метод SMART можно использовать в любой отрасли. Однако прежде чем применять его в долгосрочном проекте, попробуйте поставить конкретные измеримые цели для проекта, рассчитанного на один месяц. Так вы поймете, как работает метод и насколько полезным может быть этот подход для вашей команды.
Существует два типа запасов времени в проекте
Запас времени или плавающее время показывает, насколько гибкими являются сроки выполнения проекта. Это время, когда вы можете «плавать» в потоке задач и не бояться, что не достигнете нужной точки в срок. Проще говоря, это время, которое можно безопасно и законно оттягивать.
Существует два типа запасов времени:
Свободный запас может быть использован, если задержки можно нивелировать на следующей работе.
Однако если работа занимает весь поток проекта, под угрозой оказывается все расписание.
Отрицательный запас времени
Отрицательный запас времени ограничивает гибкость расписания. Это означает, что у работы нет дополнительного времени и ее нужно выполнить раньше, чем предполагалось.
Отрицательный запас проекта указывает на ошибку в графике.
Предположим, вы знаете, что на выполнение работы потребуется 10 дней. Однако по какой-то причине ее нужно выполнить за пять дней. Вы понимаете, что вам нужно 10 дней, но условия меняются, и вы должны сделать это за 5 дней. Таким образом, у вас есть отрицательный запас в размер е-5 дней. Менеджер проекта не потратил дополнительное время на планирование.
Сроки стали менее гибкими. Пора включить турбо-функцию, чтобы вы не могли перейти от минуса к нулю, не разочаровав стейкхолдеров (всех, кто заинтересован в проекте).
У вас есть диван, зачем вам кресло, если есть временный запасной вариант?
Предположим, вам нужно отремонтировать одну из комнат в вашем доме — например, гостиную. У вас есть 50 дней на этот проект, так как через два месяца вы планируете большую вечеринку.
Чтобы завершить требуемый ремонт:
Все эти задачи являются частью критического маршрута, с нулевым запасом и без дней на выполнение. Поэтому они должны быть выполнены в первую очередь.
В задачах по декорированию и покупке кресел сроки выполнения гибкие, поэтому запас времени высок. Почему? Закупка подушек, баночек, цветов, картин и т. д. Это можно сделать в любое время после вечеринки. Поскольку мебель для гостиной уже представляет собой диван, покупку кресла также можно смело отложить. Другими словами, перенос декорирования комнаты никак не влияет на его работу над «будущей вечеринкой».
Что происходит, когда вы начинаете рассчитывать запас времени
Некоторые люди воспринимают запас времени как набор непонятных цифр, но на самом деле это очень важный инструмент. Он повышает производительность и помогает вашей команде понять, что они делают. И почему:
Проект находится на правильном пути. Когда вы проверяете общий запас времени, вы понимаете, что находитесь на правильном пути к своевременной сдаче проекта. Когда общее время работы приближается к нулю, самое время действовать. Чтобы ускориться, вы можете привлекать людей и подбрасывать им несущественные задачи, которые не предназначены для этого. А если это не поможет, вы всегда можете связаться с заинтересованными сторонами, предупредить их о проблеме и увеличить график работы.
Улучшите иерархию приоритетов. Как только инвентаризация станет ясной, вы сможете понять, какие задания нужно выполнять в первую очередь, а какие откладывать не стоит. Например, если у работы низкий или нулевой рейтинг, она должна быть в верхней части каталога; если у нее высокий рейтинг, ее можно отложить и сделать позже.
Повышает уверенность в возможностях команды. Запас свободного времени необходим для того, чтобы группа выполняла одну работу за другой в рамках проекта, а не стремилась к нереальным срокам, чтобы сделать все вовремя.
Например, если работа продвигается медленно и угрожает работе B, команда может создать дополнительные ресурсы для завершения этой работы. Обязательно сообщите команде, работающей над этой работой, что у ее работы могут быть крайние сроки. Если они будут знать о задержках, то смогут прибегнуть к чему-то другому. Резервы свободного времени позволяют выявить проблемы на ранней стадии и повысить мотивацию сотрудников.
Вы можете забронировать дополнительное время для проектов, отслеживать прогресс и выполнять задания в SHTAB Work Manager.
Примеры умных целей
s (specific) Конкретные.
Четко определите, чего вы хотите достичь.
Хороший способ убедиться в том, что у вас есть конкретная цель, которая отвечает вашим потребностям, — это применить метод 5W для ее определения.
Что (что?). : чего вам нужно достичь?
«Заработать много денег» — это абстрактная цель, а „увеличить чистую прибыль магазина на 20 % за полгода“ — конкретная цель.
Причина: почему вы хотите достичь этой цели?
Подумайте, почему вы хотите достичь этой цели. Например, убедитесь, что вы хотите увеличить прибыль, чтобы через год открыть еще один магазин или интернет-магазин.
Определите, какие ресурсы вам нужны и чего вы ждете от людей, участвующих в достижении вашей цели. Например, каждому продавцу в магазине необходимо увеличить процент личных продаж и процент среднего чека.
Определите, где вы хотите достичь своих целей. Магазин, склад, сообщество в социальной сети и т. д.
Что? Какие есть требования и ограничения?
Существуют ограничения, которые могут помешать вам достичь поставленных целей. Например, отсутствие широкого ассортимента товаров.
Неправильная цель.
Правильная цель.
Я хочу увеличить чистую прибыль своего магазина на 20 % за полгода.
М (измеримый) Измеримый
Измеряйте свой прогресс в достижении целей. Иначе как вы узнаете, где вы находитесь и на правильном ли пути? Например, поставьте перед собой такую цель, как «увеличить чистую прибыль магазина на 20 % за шесть месяцев». Установите промежуточный контрольный период в один месяц. Тогда промежуточная цель — увеличить прибыль на 4 % за один месяц.
Кроме того, измерение прогресса помогает мотивировать сотрудников, участвующих в достижении цели. Татьяна, торговый представитель, знает, что ее команда должна представить промежуточные результаты работы к концу месяца. Если результаты зависят, в частности, от ее личных показателей продаж, Татьяна чувствует себя более ответственной и более интегрированной в рабочий процесс.
Вопросы, которые помогут оценить измеримость целей:.
— Как я могу измерить прогресс? — Как я узнаю, что цель достигнута?
A (достижимая) Достижимая
Нет смысла ставить цели, которые явно недостижимы. Это только понизит вашу самооценку и демотивирует сотрудников. Подумайте, действительно ли цель достижима, есть ли у вас необходимые ресурсы и справится ли ваш бизнес с возросшей нагрузкой.
Подумайте, какие задачи необходимо поставить для достижения цели. В рамках цели по увеличению прибыли в течение шести месяцев список задач может включать.
Вопросы, которые помогут оценить способность достичь цели:
R (реалистичный) Относительный.
Оцените, есть ли оправданные причины для достижения цели. Тщательно проанализируйте актуальность цели. Есть ли в них реальная необходимость?
Рассмотрите их в деталях. Например, предположим, вы собираетесь открыть новый бизнес — дизайнерскую фирму, специализирующуюся на разработке дизайн-планов квартир и офисов.
Чтобы оценить актуальность ваших целей, задайте себе следующие вопросы
Критерии SMART для постановки целей
SMART — это аббревиатура из пяти английских слов, а также основной критерий для целей, поставленных перед командой.
Time-bound — ограниченный по времени — ограниченный по срокам.
Давайте рассмотрим эти требования более подробно.
Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы все понимали их одинаково и не нуждались в подробном объяснении. Чтобы достичь этой цели, SMART-цели или задачи должны включать. ● ● «Что должно быть сделано?» и должны содержать точный ответ на вопрос «Что я должен сделать?». — Например, увеличить среднюю стоимость чека заказов, оформленных через сайт,
Подразумевает конкретный результат, а не множество различных результатов. Например, увеличение среднего чека — это одна цель, но увеличение среднего чека и увеличение продаж — это две разные цели.
Результаты требуют метрик, то есть KPI. Например, увеличение среднего чека на 30 %. Увеличение чека на 30 % означает, что цель достигнута на 100 %, в то время как увеличение на 15 % означает, что достигнута только половина. Это поможет вам не только оценить, насколько хорошо вы справились с проектом, но и установить будущие цели, используя новые KPI.
Достижимый или достижимый — достижимый
Это означает, что цели SMART должны. ● Соответствовать реалистичным срокам. Невозможно удвоить производство целого сектора за две недели, если раньше на это уходило три месяца.
● Основываться на объективных показателях, таких как прошлый опыт и средние показатели рынка. Нет смысла ставить задачу утроить месячные показатели отдела продаж, если в прошлом их производительность росла примерно на 20-30 % в месяц.
Ставя нереальные цели, вы рискуете не только не достичь желаемых результатов, но и подорвать моральный дух команды. В следующий раз сотрудники будут менее мотивированы к усердной работе.
Также неразумно занижать цели. Они должны быть амбициозными, чтобы развивать компанию и повышать квалификацию команды.
Цели должны соответствовать глобальной стратегии и миссии компании. Например, компания может стремиться выйти на новый рынок или повысить узнаваемость бренда. Будь то запуск кампании в социальных сетях или партнерство с другим брендом, каждая микроцель должна приближать компанию к достижению ее глобальных целей.
Оптимальный срок для SMART-цели — 3, 6 или 12 месяцев. Если выбранный срок слишком короткий, будет сложно достичь значимых результатов за это время. Если это займет больше времени, чем необходимо, цель может быть забыта или не использована. Если срок пропущен, сотрудник откладывает задачу и приступает к выполнению других задач с четкими временными приоритетами.
Различия между постановкой целей по SMART и GROW
GROW — еще одна популярная методика постановки и достижения целей, придуманная консультантами по стратегии McKinsey.
Метод роста используется для обучения сотрудников пониманию того, что происходит, каким суждениям они подвергаются и какие ресурсы доступны для их преодоления. Smart Methodology фокусируется на постановке бизнес-целей для всей команды. Она основана на объективных реалиях и мотивации сотрудников использовать их на благо бизнеса.
Обе системы можно использовать параллельно. Например, раз в квартал можно создавать индивидуальные цели роста сотрудников, а затем переходить к разработке целей «умной» работы.
Как применять критерии «умной» методологии на практике
Изучите продукт и компанию, рынок и конкурентов. Найдите проблемные зоны и точки роста — это могут быть продажи или мотивация сотрудников.
По каждой проблеме должны быть поставлены цели с конкретными результатами.
3. Определите цели по соответствию, которые нужно умнеть.
Для этого последовательно задавайте вопросы.
● Является ли формулировка очень конкретной и точной? Нет ли двойных понятий или двусмысленных определений?
● Какой показатель kpi используется для измерения результатов?
Реально ли достичь поставленной цели за отведенное время и имеющиеся ресурсы?
Как достижение этой цели поможет бизнесу? Соответствует ли она стратегии компании?
Даже если цели поставлены для всей команды, важно определить, кто отвечает за каждый этап, и отчитаться о результатах. В противном случае работники будут меняться обязанностями друг с другом.
5. Установите сроки и контрольные точки.
Помимо окончательных сроков, у крупных задач есть промежуточные даты, чтобы проверить, как развивается работа. Это позволит скорректировать сроки, ресурсы или саму работу, если исходные данные изменятся.
6. составьте список контрактов.
После того как цели определены, необходимо зафиксировать и выделить крайние сроки с помощью программы организации работы. Например, Trello, Google Calendar, Jira.
Преимущества «умных» целей.
● Прозрачность. Умные критерии помогают ответить на все вопросы при постановке целей, снимая возражения.
Достаточно один раз научиться этому, чтобы использовать метод постоянно.
Система постановки целей SMART помогает реализовать общую цель на практике, разбивая ее на отдельные задачи, которые выполняются по очереди. Возможность в любой момент вернуться к предыдущим этапам гарантирует, что сотрудники точно знают, что от них требуется и как это сделать.
Все это благодаря точным формулировкам, четким KPI и срокам.
Распределяйте задачи, мотивируйте, достигайте SMART-целей и развивайтесь.
Команда четко понимает, в каком направлении она движется, чего от нее ждут и как она будет добиваться результатов.
Единственный недостаток SMART — человеческий фактор: если хотя бы один из пяти элементов упущен, ничего не произойдет.
Распространенные ошибки при постановке целей по SMART
Вот как это выглядит. Руководитель приказал своему подчиненному докладывать ему по порядку. Он ожидал, что в результате получится интегрированная система, в которой данные за все периоды будут представлены в виде четких графиков. В итоге руководитель просто рассортировал все файлы по датам и пометил их разными цветами. И в этом нет его вины. Сотрудники не обязаны понимать все детали и мгновенно их распознавать. Задача менеджера — объяснить все так, чтобы все поняли правильно. То же самое касается графиков и инструментов, необходимых для выполнения работы.
Эту проблему можно решить, задавая правильные вопросы в открытом формате.
Есть ли у вас все необходимое для выполнения работы?
Какие инструменты вы планируете использовать?
Если вы зададите правильные вопросы, быстро станет ясно, где кроются потенциальные проблемы и как ваши сотрудники могут помочь их решить.
Доступны только электронные таблицы Excel и Google.
Отлично. Тогда мы потратим на эту задачу месяц. Попросите администратора установить специальную программу и оплатить подписку на сервис, который может делать все это автоматически и гораздо быстрее.
В процессе достижения целей, особенно долгосрочных, исходные данные могут меняться. Например, стратегия компании изменилась, и в ней стало больше руководителей. Или сократился бюджет. Задача менеджера — отслеживать все это и корректировать цели. В противном случае работники тратят время и энергию на выполнение задач, которые больше не актуальны или нереальны. Иногда условия складываются так, что от цели приходится отказываться вовсе. Например, на предприятиях долгое время применялось локальное программное обеспечение. Это требовало дополнительных серверов и служб поддержки. Однако со временем оказалось, что гораздо удобнее и дешевле арендовать облачный сервер или сервис, чем третьего провайдера. Чем раньше это поймут, тем меньше ресурсов будет потрачено впустую.
Даже если у сотрудников есть все необходимое, четкие цели и достаточно времени, может отсутствовать стимул для их достижения.
Например, перед отделом технической поддержки была поставлена одна задача. Она заключается в том, чтобы чаще оставлять комментарии для клиентов. Однако работники не получили за это никакой ощутимой выгоды. В результате дальнейшие оценки не проводились. Впоследствии сотрудникам пообещали премию за каждые 100 положительных комментариев. Они начали бросать себе новые вызовы, заботиться о клиентах и просить их оставлять комментарии на сайте и в социальных сетях.
Если проект слишком большой, его функции могут превысить возможности руководителя. Рекомендуется разбить его на различные обязанности и этапы и распределить их между разными сотрудниками.
Характеристики долгосрочного дизайна
В зависимости от срочности проектирование бывает краткосрочным, среднесрочным или долгосрочным. В этой статье дается характеристика долгосрочного планирования и раскрываются его особенности.
Долгосрочное планирование помогает поставить четкие цели, организовать ресурсы, определить приоритеты и действия на долгосрочную перспективу. Оно не только позволяет избежать импульсивности в принятии решений, но и обеспечивает планомерное движение к желаемым результатам.
Когда долгосрочное проектирование не имеет значения
Долгосрочное проектирование — это не то решение, которое подходит для всех случаев. Чтобы определить, подходит ли этот подход в вашем случае, необходимо сначала определить контекст, условия, предпочтения и образ жизни. Прогнозирование — мощный инструмент для достижения глобальных целей и успеха, но его использование может быть неуместным.
Почему списка желаний недостаточно
Список желаний, список желаний или список мечтаний — это очень хорошее начало для того, чтобы изменить свою жизнь. Списки желаний побуждают вас развиваться и двигаться вперед, но не дают конкретных шагов для достижения результатов. Однако, чтобы реализовать свои любимые желания и достичь долгосрочных целей, вам нужен более систематический и структурированный подход. Причины для этого следующие
Отсутствие специализации. Часто списки желаний содержат общие элементы, не конкретизируя конкретные цели. Они могут включать такие пункты, как «быть успешным» или «много путешествовать», но не определяют, что именно подразумевается под термином «успех» или какие места они хотят посетить. Без конкретики цель остается нереализованной.
Отсутствие плана действий. Простое перечисление желаний не включает в себя шаги или действия, необходимые для их достижения. Разработка и определение конкретных шагов — ключ к достижению целей.
Беспокойство и отсутствие мотивации. Без четкого представления о том, почему эти цели важны, их может быть трудно достичь. Чем конкретнее и значимее для нас цель, тем больше мотивации следовать плану по ее достижению.
Отсутствие приоритетов. Если список желаний не структурирован или не расставлены приоритеты, усилия распыляются, и время может быть потрачено впустую на менее важные вещи.
Отсутствие оценки и пересмотра планов. Простые списки желаний не предусматривают механизмов оценки прогресса и корректировки планов по мере необходимости. Регулярная оценка и пересмотр — важный шаг на пути к достижению долгосрочных целей.
Как грамотно ставить цели
Метод SMART — это система критериев, которая поможет вам правильно сформулировать свои цели. Каждая буква в аббревиатуре SMART обозначает конкретный аспект, которому должна соответствовать цель.
Метод SMART помогает преобразовать абстрактные стремления в конкретные, осуществимые цели, формируя основу для успешного планирования. Метод структурирует процесс постановки целей, делая их более осуществимыми, измеримыми и контролируемыми и способствуя более успешной реализации. Благодаря своей эффективности и простоте применения этот метод широко используется при планировании как индивидуальных, так и корпоративных целей.
Долгосрочное планирование, хотя и не является универсальным, представляет собой мощный инструмент для достижения целей. Оно эффективно в стабильной среде, где цели и условия относительно предсказуемы. Однако долгосрочное планирование менее эффективно в нестабильных или неопределенных ситуациях, когда требуются гибкость и адаптивность.
Вы получили знания о том, как правильно управлять и планировать, но нет предела совершенству. Поэтому мы предлагаем скидку 15% на наши программы, которые помогут вам эффективно управлять.
Вы находитесь на первом пути к эффективному управлению, но на пути к 100-процентному мастерству. Вам нужно идти дальше, учиться и развивать свои навыки. Мы дарим вам экземпляр книги «Секреты тайм-менеджмента». Вы быстро поймете основы эффективного управления.
detector