Я допустил ошибку при заполнении журнала маршрутных билетов. Я пропустил два номера маршрутных билетов и написал примечание в другой пронумерованной ячейке с протоколом и примечанием «якобы исправлено». Возможно ли такое? И какое примечание нужно написать, чтобы снять ответственность с администратора?
Профессиональный документовед, документовед, приглашенный преподаватель Российской академии государственной экономики и управления при Президенте РФ.
В служебной записке на имя руководителя следует указать только то, что такого-то и такого-то числа в журнал регистрации путевых листов были внесены (и указать их) два путевых листа со следующими десятичными номерами Сообщите об этом в бухгалтерию.
В служебной записке может быть указано, что разница между номером путевого листа и количеством записей в журнале за эту дату будет отражена в последней записи журнала в конце текущего года или месяца (это зависит от того, ведется ли журнал ежегодно или ежемесячно).1) См. пример 3.
В этом случае от менеджера ожидается нейтральное или положительное решение. «Я согласен».
Обратите внимание, что служебная записка, отправленная руководителю, обычно называется отчетом (используется для вертикальной коммуникации), а не служебной запиской (предназначена для горизонтальной коммуникации). Однако если в вашей организации нет такого разделения, придерживайтесь существующих правил.
В конце календарного года или месяца не забудьте внести в соответствующую сводную ведомость, сколько записей было сделано в календаре за год/месяц 2018 года. Число не будет совпадать с порядковым номером командировочного удостоверения в календаре. (см. пример 2, «2»).
Первичным документом, подтверждающим строгую отчетность, является сам счет-фактура, а не журнал, в котором он зарегистрирован. Однако правила ведения журнала как бухгалтерского документа также должны соблюдаться.
Обратите внимание, что в процессе регистрации документ идентифицируется одновременно датой и номером. В этом случае цифры в дневнике могут состоять из дробей (это допустимо, но крайне нежелательно, так как вскоре выявятся нарушения в учете), но дата выдачи командировочного удостоверения должна быть правильной (это самое главное). .
Что касается сигнала «модифицировать, чтобы поверить», то я вынужден вас разочаровать. Этот вариант считается устаревшим и в настоящее время не рекомендуется к использованию. Все изменения в бухгалтерских документах должны фиксироваться другим способом и подписываться лицом, назначенным ответственным за соблюдение соответствующего файла. Изменения должны быть санкционированы вакуумной колонкой «памятка» на той же строке с мелкими графическими символами (см. код «1» в примере 2). Например, если в календаре маршрутного билета отсутствует только номер, но дата указана верно, допустимо указать следующее
Пример 3. Как составить служебную записку на имя руководителя об ошибке в календаре маршрутных билетов
15 марта 2018 года и сообщает, что они были зарегистрированы в календаре маршрутных билетов с дробной цифрой:
Общее количество проездных билетов, выданных в марте 2018 года, будет отражено итоговой записью в календаре.
Журнал № 12 ‘2017 Отсутствует регистрационный номер, неправильно оформлены или утеряны документы (необходимо предпринять другое действие) — документы сданы на хранение, чтобы правильно закрыть журнал регистрации (электронный и печатный) и правильно отредактировать опись документов в неправильно оформленных делах
Типичные ошибки при заполнении проездных билетов
Как правило, каждая организация арендует, берет в лизинг или имеет в частной собственности транспортное средство. Отгрузка подтверждает направленность производства затрат на автотранспорт предприятия, независимо от того, является ли организация автотранспортным предприятием или нет. Если документация не дополнена должным образом, это может привести к разногласиям с налоговыми органами и значительным доначислениям. Сразу стоит отметить, что сводки движения составляются не одним бухгалтером. Ответственным за их составление должен быть водитель. Также его заполняют инженер и менеджер отправителя. Самое сложное для бухгалтера — проследить за тем, чтобы все ответственные лица заполнили счет-фактуру.
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, чтобы избежать ошибок, которые впоследствии могут послужить поводом для претензий со стороны налоговых органов.
Обратите внимание, что пробелы в стандартной форме не допускаются.
Ошибка 1. Отсутствие подписи и расшифровки ответственных лиц, особенно водителей. Помните, что ответственность за достоверность первичных учетных документов, правильность их оформления, своевременность и точность составления несет лицо, составившее и подписавшее первичные учетные документы.
Ошибка 2. Не указан срок возврата. Отсутствие данных в графе свидетельствует о том, что водитель не завершил поездку и не вернул автомобиль в срок. В накладной должно быть указано время выезда и возврата. Время выезда и возвращения напрямую связано с проверкой часов работы водителя. Можно определить, где находился водитель в определенный момент времени и сколько времени он провел в пути. Поэтому невозможно не включить эти данные в коносамент. Если время не будет указано, возникнет расхождение между данными на лицевой и оборотной стороне накладной.
Ошибка 3. Не указаны данные о поставляемом бензине. Отдельный раздел накладной отведен для записи данных о перевалке топлива. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при отправлении и возвращении, а также сколько бензина было заправлено и израсходовано во время поездки. Если бензин выдается водителю по бензиновой карте, в этом разделе следует указать количество бензина. Если бензин не выдается, водитель должен снять деньги со своего счета для покупки бензина. Чек, полученный на АЗС, должен быть приложен к отчету о предоплате.
Ошибка 4. В поле «Расход: по нормам» не введена норма расхода топлива автомобиля. Лимита на расход топлива нет, но налогоплательщикам рекомендуется использовать норму.
Ошибка 5. Строка в графе «Место отправления и назначения» введена неверно, так как указано только название организации. Здесь необходимо подробно указать город, улицу и название организации. Пункты назначения на маршруте поездки могут быть использованы для обоснования продуктивности поездки и проверки показаний счетчиков. В этом случае в документе следует избегать общих слов. В частности, не следует указывать неопубликованные маршруты, например, «по городу», «по области» или «по району». Кроме того, по ним невозможно определить, насколько обоснованно был удален бензин. Подробная информация о каждом маршруте должна быть представлена отдельно в маршрутном билете или приложении к нему.
Ошибка 6. Пока нет пробега. Вам необходимо записать пройденное расстояние для каждого пункта назначения. Это можно сделать с помощью показаний спидометра.
Ошибка 7. При перевозке на дальние расстояния не указан номер регистрационной карточки.
Ошибка 8. В строке «Автомобиль» не указан гаражный номер автомобиля, что затрудняет автоматический учет этой операции.
Ошибка 9. В соответствующей строке врач не заверил подписью и печатью, что водитель может управлять автомобилем.