Для внесения исправлений в кадровые документы недостаточно устно сообщить сотруднику о смене фамилии. Работник должен предоставить оригиналы документов, подтверждающих изменение персональных данных (ст. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, ст. 2. 3 Директивы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 69, Минтруд России). Такими документами являются паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.
Сделайте копии документов, предоставленных работником, но не обязаны хранить их в личном деле. Закон не обязывает работодателей хранить копии личных документов сотрудников. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы чрезмерно обрабатывали персональные данные и нарушили права работников (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу А53-13327/2013 от 11 марта 2014 г., А53-10287 /2013 ). Поэтому оригинал должен быть возвращен работнику сразу после завершения всех работ, а копия уничтожена.
Не лишним будет получить от работника заявление о смене фамилии. Хотя это и не требуется по закону, возврат оригиналов паспортов и свидетельств является дополнительным письменным основанием для смены кадровых документов. Попросите разъяснить причину изменения данных и предоставить подробную информацию о документах, подтверждающих это.
Издайте приказ в свободной форме о смене фамилии в кадровом документе (образец ниже). Определите марку тела, дату и место назначения пенсии, серийный номер документа, старые и новые персональные данные сотрудника. Номер должности оставьте без изменений. Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. Доверенность на сотрудника и знакомит его с главным бухгалтером, сотрудником службы безопасности и IT-отдела.
Внесение изменений в трудовые договоры, личные карточки и трудовые книжки
Законодательством не предусмотрена процедура внесения изменений в трудовые договоры и личные карточки путем ребрендинга. Поэтому в договорах можно прописать информацию о новых реквизитах сотрудника пропорционально изменению условий и четко указать это в договоре. Как и в трудовой книжке, фамилия меняется в личной карточке.
Трудовые договоры. Одновременно с приказом готовится договор о приеме на работу. При этом данные о фамилии работника не являются существенным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Изменение фамилии работника не нужно согласовывать с работодателем. С другой стороны, при изменении условий будущего трудового договора фамилия нового работника должна быть указана в договоре. Чтобы избежать путаницы, работодателю целесообразно продемонстрировать это изменение. Договор может быть составлен в произвольной форме (образцы приведены ниже).
Личная карточка. Методические рекомендации Госкомстата России в своем приказе от 5 января 2004 года требуют одной информации по оформлению личных карточек, требующих изменения сведений о работнике, которые должны быть заверены подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносятся фирменные изменения в трудовую книжку. Четко удалите старую фамилию и напишите над ней или рядом новую. Информацию о документах, подтверждающих смену бренда, можно написать на свободном месте на первом листе личной карточки или в разделе «Дополнительная информация» (образец ниже).
Рабочая тетрадь. На титульном листе удалите предыдущую фамилию на одной строке, чтобы регистрация оставалась читаемой (образец ниже). Над, под или на той же строке, если есть пробел, напишите новую фамилию. В книге образца 1974 года напишите новую фамилию на специальной пустой строке. Внутри обложки перечислите ссылки на документы, которые служат основанием для смены фамилии. Заверьте текст подписью ответственного за ведение трудовой книжки и печатью. При условии, что она используется в учреждении (п. 2. 3 Указаний, утвержденных постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Внесение изменений в другие кадровые документы при необходимости
Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовые книжки, удостоверения и другие кадровые документы в связи со сменой фамилии. Поскольку номер трудовой книжки работника остается прежним, работодатель при необходимости может получить информацию о деятельности работника из его личного дела или личной карточки. В том числе такие базовые сведения, как смена бренда и паспорта. Кроме того, менеджеру по персоналу не нужно менять фамилию сотрудника в трудовой книжке. Удобнее искать записи в трудовой книжке по дате приема сотрудника. В этом случае, чтобы упростить рассуждения, документ можно корректировать по своему усмотрению или руководствоваться порядком ведения личных дел, принятым в организации. Например, в печатной программе отпуска, утвержденной до изменения персональных данных работника, можно указать новую фамилию работника в графе 3 — «Фамилия, имя, берег» и в графе «Примечания».
Примите решение о RTW, когда сотрудники должны сообщить об изменении названия бренда
Работодатели должны незамедлительно получать информацию об изменениях в паспорте, регистрации и других персональных данных сотрудника. В противном случае справки из пенсионных фондов, ФСС и налоговых инспекций будут неверными. Доверенность сотрудника также не работает.
Определите обязанность работника сообщать об изменении персональных данных в инструкции для персонала или другой локальной практике и воспроизведите это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для предоставления документов, подтверждающих изменение фамилии. Например, вы можете указать следующую формулировку. Работник обязан в трехдневный срок уведомить работодателя об изменении паспорта, номера телефона, регистрации или фактического места жительства. При желании он может сообщить об изменении семейного положения, рождении ребенка и т. д.». Работник должен быть ознакомлен с подписанным локальным актом.
Если кадровые документы ведутся в компьютерной программе, удобнее всего перепечатывать их. В этом случае нет необходимости вручную вносить изменения в каждый документ. С учетом новой фамилии сотрудника, даты и номера командировки эти изменения автоматически вносятся во все документы программы.
Основные выводы.
1. работодатель может изменять фамилию в трудовых договорах, личных карточках и трудовых книжках на основании оригиналов документов и не обязан хранить их копии в организации
2. в связи со сменой фамилии работодатель должен вносить изменения только в действующие кадровые документы и не должен вносить изменения в старые документы
3. в целях обеспечения своевременного сообщения работниками своих персональных данных работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальных нормативных актах и трудовых договорах.