Опубликован план документов, заменяющий регламент процесса обработки служебной информации. Основное нововведение: установлены правила обработки документов в электронном формате «для формального использования». Другие изменения.
На кого распространяется действие регламента?
Регламент распространяется на федеральные органы власти и государственные предприятия, а также на подведомственные им учреждения и организации. Он также рекомендован к применению базовыми органами государственной власти, иными государственными органами, государственными учреждениями и организациями, выполняющими общественно значимые функции.
Что должен определить руководитель организации
Методы обработки документов ДСП
Органам необходимо разработать внутренние процедуры обработки документов. Они должны включать процессы создания, транспортировки, получения, использования, хранения и уничтожения документов. Эти процедуры должны быть разработаны самим органом.
Процедура должна устанавливать правила обработки документов CPD в печатном и электронном форматах.
Как создать документ CPD
На каждом экземпляре документа должны быть проставлены индивидуальные номера. Документ должен иметь регистрационную форму. Помимо обязательных требований, предусмотренных правилами делопроизводства, каждый экземпляр должен содержать.
Оригинал копии должен содержать следующую информацию.
Распространяемая копия документа должна содержать следующее
Порядок передачи копий документов.
В учетной форме, направляемой вместе с копией документа, указывается факт передачи, адресат, отправитель и получатель. Передача должна быть согласована руководителем организации (от его имени или другим уполномоченным лицом).
Используя транспортный канал для межведомственного электронного документооборота, копии документов могут быть отправлены в электронном виде.
Бумажные документы могут быть отправлены организацией курьером, спецпочтой, ценной или заказной почтой или доставлены непосредственно получателю.
Как получить копии документов
Получение должно быть зафиксировано в учетной форме. Получатель также должен подтвердить это в письменном виде. Получение электронных копий документов может быть подтверждено квитанцией о доставке получателю.
Каждая полученная копия должна быть зарегистрирована в соответствии с правилами делопроизводства, и этот факт должен быть отражен в учетной форме.
Документы ДСП должны учитываться отдельно от других документов. Индекс регистрации документов заполняется штампом «CPD».
Если приемлемый экземпляр отклонен для регистрации, он будет возвращен отправителю или уничтожен. Этот факт будет отражен в регистрационной форме и в уведомлении отправителя.
Как использовать копии документов
Копии можно использовать только с разрешения уполномоченного лица.
Каждое использование фиксируется в журнале регистрации с указанием даты, времени и информации о конкретном сотруднике, которому был выдан документ.
Как хранятся копии документов
Выполненные копии документов группируются в папки в соответствии с принятой номенклатурой. Это фиксируется в регистрационной форме для каждого экземпляра документа. На конверте ставится пометка «CPD».
При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документа, составляется акт передачи расписки, который утверждается руководителем организации.
Электронные документы хранятся в аккредитованной системе хранения электронных документов, а бумажные документы — в надежно запертых и опечатанных коробках, шкафах и сейфах.
Наличие папок контролирует комиссия, назначенная инструкцией. Результаты проверок заносятся в протокол и документируются на практике. Периодичность проверки — не реже одного раза в год, а более крупных папок — не реже одного раза в пять лет.
В случае утраты соответствующей документации и разглашения копий документов или официальной информации ограниченного распространения назначается комиссия. Комитет отмечает форму досье и делает соответствующую запись. Он должен принять меры в отношении утерянного или раскрытого дела и передать копию на постоянное хранение в дело.
Как уничтожить копии документов
Уничтожаются ненужные дела и копии документов. Форма файла не уничтожается, но сообщается на практике.
Как накладываются ограничения на распространение копий документов
Сертификатор принимает решение, снимая штамп ‘CPD’. Его удаление отражается в формате протокола.
Соответствующие записи и пометки делаются в документе и файле, а также в системе электронного документооборота.
Если снятие штампа происходит с печатного документа, то в копии удаляются сведения о штампе, решение о снятии, подпись уполномоченного лица, его местонахождение, фамилия и инициалы. Если печать снимается с документа в электронном формате, создается новый документ, а старый уничтожается.
За что могут быть наказаны работники?
Сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности за разглашение служебной информации и, что актуально на сегодняшний день, за нарушение процесса обработки документов, а также за использование служебной информации в личных и корыстных целях.
Документы CPD: расшифровка и особенности
Маркировка CPD в документе необходима для того, чтобы отличать документы, предназначенные только для внутреннего использования. Аббревиатура CPD означает «для служебного пользования». Эти документы не могут быть переданы внешним компаниям. Иногда их распространение может быть ограничено конкретной отраслью, а не организацией.
В связи с ограничениями в доступе, CPD могут иметь различную степень секретности.
Знаки на копиях документов сразу ограничивают круг лиц, которые могут получить доступ к их содержанию. Документы, которые, по мнению работодателя, будут раскрыты только ограниченному числу сотрудников, могут быть оценены.
Справочник HR содержит тщательно отобранный набор полезных памяток, советов и услуг по 32 темам трудовых отношений и HR-процессов.
Знак «CPD» часто ставится на информацию, которая в случае распространения может нанести серьезный ущерб компании. В качестве примера можно привести рецепты продуктов и данные о стратегическом планировании.
Многие компании при приеме на работу подписывают со своими сотрудниками соглашение о конфиденциальности. Однако эти два понятия не идентичны. На законодательном уровне коммерческая тайна охраняется более строго, чем документы, классифицируемые как «служебная информация». Поэтому труднее привлечь к ответственности сотрудников за распространение официальных документов.
Обратите внимание, что знак «CPD», предусмотренный законодательством, предлагается только государственным компаниям. Коммерческие организации не обязаны использовать документы этой категории. Однако если глава компании решит, что такая необходимость есть, следует подготовить нормативную базу для работы с CPD.
Гости в течение трех дней получают доступ к готовым образцам и формам документов по актуальным вопросам управления персоналом.
Для регулирования распространения CPD в компании, процесса регистрации, доступа и типов документов, отнесенных к CPD, необходимо отдельное локальное нормативное законодательство. Если объем документации небольшой, можно предусмотреть необходимые пункты административных инструкций, не создавая отдельного ЛНП.
В некоторых случаях может потребоваться отдельный эксперт для ведения учета таких документов и передачи их уполномоченному эксперту. В этом случае составляется и утверждается должностная инструкция для нового сотрудника. Если другой эксперт не требуется, поручите эту задачу, например, офис-менеджеру. Для этого издайте соответствующие приказы.
В случае с государственными предприятиями все эти положения уже закреплены на законодательном уровне. Они предусмотрены как в федеральном законе, так и в государственном законодательстве. Необходимость обращения в ДСП может быть обусловлена производственной необходимостью или федеральным законом.
Руководство по конфиденциальному ведению дел в 2024 году
Передача прав на аудиовизуальные произведения в 2024 году
Письменное уведомление о трансграничной передаче персональных данных в 2024 году
Как заполнить акт приема-передачи документов в 2024 году
Передача персональных данных третьим лицам
Манипуляции с документами CPD
Работа с документами CPD требует особых правил. Необходимо вести строгий учет их обработки, копирования, передачи и т. д. Все эти аспекты должны быть подробно описаны в соответствующих LNA, то есть инструкциях.
Бухгалтерский учет документов для служебного пользования начинается с момента печати документа.
Внутренние передачи осуществляются от специалиста к специалисту по квитанциям с обязательной записью в специальном дневнике документооборота. Передача во внешние организации разрешена только для ценностей или заказных писем.
Новые требования и новые обязанности для сотрудников.
В программе прописаны все изменения в работе специалистов на период 2023-2024 годов, включая отчетность, медицинское освидетельствование, воинский учет и оформление льгот для работников, имеющих детей-инвалидов.
Получите доступ к демо-версии и опробуйте обучение бесплатно в течение трех дней.
Сроки и правила хранения документов КЗоТ
Особое внимание необходимо уделить учету и хранению ДСП на предприятии. Она должна поступать и покидать предприятие только при условии, что ее движение можно отследить. Предприятия могут вести специальный дневник, в котором получатель расписывается о получении и возврате ДСП. Он может быть выдан только с отметкой руководителя или сотрудник должен написать расписку. Выбранный способ фиксируется в LNA.
Действительная официальная документация хранится в отделе делопроизводства или у сотрудника, назначенного ответственным за эту документацию. Документы CPD должны храниться отдельно от других документов компании. Это означает создание для них отдельной папки, отдельного хранилища и ограничение доступа к ним.
В Росархиве утверждены новые правила организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Ранее сотрудники руководствовались правилами Министерства культуры 526 от 31 марта 2015 года, но с 17 сентября они перестанут действовать. О том, что изменилось в правилах хранения документов, читайте в справочнике кадровика.
После завершения бюрократических процедур ручку «CPD» можно снять и передать на хранение в ведомственное дело вместе с другими документами. Если штамп остался, передайте его в дело на ответственное хранение, но документ будет размещен отдельно от основного хранилища. Организуйте хранение в огнеупорном сейфе. Папки, содержащие CPD, также должны быть соответствующим образом промаркированы. < pan> Росархив утвердил новые правила организации, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Ранее сотрудники руководствовались правилами Министерства культуры. 526 от 31 марта 2015 года, но с 17 сентября они не будут действовать. О том, что изменилось в правилах охраны документов, читайте в справочнике кадровика.