Как организовать митинг: пошаговые инструкции и полезные советы

Под митингом (термин стал популярным благодаря компьютерной сфере) понимается рабочая встреча для обсуждения и решения трудовых проблем вне или через интернет, регулярная (планирование митингов) или спонтанная (брошюры о митингах). Собрания — довольно популярный инструмент, который может влиять на качественную эффективность команды. Однако зачастую доказывается обратное.

Исследования показывают, что половина работников вообще считает подобные мероприятия пустой тратой рабочего времени (руководители не знают, как это делать, реальных проблем нет, идет собственное вечное пережевывание, некоторые участники просто присутствуют или отвлекаются на другие дела. Словом, концентрация часто становится скучной и бесполезной, а еще хуже — превращается в споры, препирательства, категории, претензии и аргументы, связанные с мелкими гадостями. Как убедиться в том, что ваша концентрация не превращается в общий стон и обычную брань, и как убедиться, что она окажется конструктивной? Вот что советуют эксперты. В первую очередь это касается руководителей.

Научитесь создавать современные сайты и интерфейсы, которые будут удобны пользователю и решать бизнес-задачи.

Некоторые компьютерные специалисты не любят различные формы встреч. Потому что они часто занимают много времени и не приносят желаемых результатов. Но мы знаем, что делать, чтобы совещания проходили эффективно и повышали продуктивность работы команды.

Часто совещания связаны с потерей времени. Команды долго раскачиваются, нет четких правил процесса, много болтовни и разговоров ни о чем. Кроме того, необходимо приложить усилия, чтобы действительно принимать решения во время совещаний.

Давайте рассмотрим, как сделать командные встречи полезными, эффективными и результативными.

Вам необходимо подготовиться к встрече

Определитесь с форматом встречи.

В зависимости от разных целей, проектов и задач их может быть несколько.

Советуем прочитать: Владимирские управляющие компании ЖКХ и товарищества собственников жилья во Владимире

Принятие решения о типе встречи

В большинстве случаев группа будет встречаться не реже одного раза в неделю, но содержание, цели и результаты могут быть разными. Поэтому различают три основных типа встреч

Выберите частоту встреч

Если вы только создаете команду, частота встреч поначалу может сильно варьироваться. Важно поэкспериментировать и найти то, что идеально подходит именно вам. Кому-то удобно встречаться раз в неделю, кому-то — каждый день, кому-то — раз в месяц.

Для новичков рекомендуется проводить онлайн-встречи два раза в неделю. Например, по понедельникам обсуждайте план на ближайшие пять дней, а по пятницам — что получилось, а что нет.

Заранее проинформируйте группу о цели встречи, формате и о том, что нужно подготовить.

Напишите письмо перед встречей, в котором изложите цель встречи, что нужно решить на ней, сколько продлится встреча и что нужно подготовить (например, найти конкретную информацию или представить отчеты). Еще лучше, если у вас будет четкий план и структура встречи.

Запланируйте встречу в Google Calendar.

Это необходимо для того, чтобы никто не забыл и не успел подготовиться к встрече.

Просто создайте событие в Google Calendar, распространите его на всех и установите напоминание за 10-20 минут до начала встречи.

Что важно делать на самом собрании, помимо активного обсуждения

Распределите роли в команде во время встречи.

Убедитесь, что присутствуют следующие люди.

Установите временные рамки.

В начале встречи важно сказать каждому члену команды, сколько времени он может потратить на обсуждение. Например, ограничение по времени может выглядеть следующим образом.

После встречи вы должны задокументировать ее результаты

Напишите последующее письмо после встречи.

В большинстве случаев в ИТ-проектах это делает руководитель проекта, в других областях — менеджер проекта.

Советуем прочитать: Очень высокое давление и боли в области сердца Отказали в продлении больничного листа

В таком письме важно прояснить основные моменты встречи.

Если команда не общается по электронной почте, она также может создать файл отслеживания в блокноте, например Evernote, iPhone Notes или Google Docs.

Убедитесь, что все перешли к реальным шагам действий.

Да, да, разделить задачи и делегировать обязанности недостаточно. Необходимо убедиться, что команда выполняет фактические действия, определенные в файле отслеживания. Это может быть задачей менеджера компании или руководителя проекта.

Как член команды, вы должны сразу после встречи составить план действий на следующую неделю, две недели или месяц.