Людям, которые используют свои автомобили для работы, необходимо выписывать накладные. Они понадобятся им для доставки пиццы, перевозки людей в микроавтобусе или поездки на переговоры. Путевой лист не только снижает налоги, позволяет идентифицировать водителя и доказать свою правоту в случае аварии, но и помогает избежать штрафов от ГИБДД, налоговых органов и ростолдеров. Советы о том, как заполнить путевой лист и когда его заполнять не нужно.
Что такое коносамент?
Путевой лист — это документ, в котором фиксируется информация о времени работы водителя, цели поездки, израсходованном топливе и состоянии автомобиля.
Путевые листы должны выдавать организации и частные предприниматели, которые
Командировочные удостоверения не требуются, если сотрудник компании использует служебный автомобиль для работы, например, на рыбалке, при сборе грибов, в магазине и т. д. Финансируемые компанией поездки считаются доходом сотрудника. Бухгалтерия платит с этого дохода подоходный налог (уведомление Казначейства).
В компании «Додо Пицца» есть специальный сотрудник, отвечающий за подготовку ежедневных командировочных удостоверений. Источник: joblab.ru
Зачем нужен проездной билет?
Чтобы уменьшить налоги. Это касается предпринимателей на ОСНО и УСН 15%. Чтобы учесть в расходах затраты на топливо, платные парковки и АЗС, нужна информация об израсходованном топливе и чек, подтверждающий это. Рассчитать топливо можно по маршрутным билетам или данным системы ГЛОНАСС (уведомление Минфина). Без документального подтверждения стоимость транспортного средства не может быть включена в расходы.
Контроль за работой водителя. До и после смены в маршрутном листе отмечается количество израсходованного топлива и пройденные километры. Водители не могут вместо работы отправиться с друзьями с пустым топливом или залить 120 литров бензина в 40-литровый бак автомобиля. Без документов ничего нельзя доказать, но с маршрутным билетом водителя можно легко арестовать.
Докажите, что водитель и автомобиль находятся в хорошем состоянии. Перед сменой штатные водители должны пройти медицинский осмотр, а их автомобиль — технический тест. Если в дороге что-то случится, и люди получат травмы или будут загружены, это поможет доказать, что автомобиль в хорошем состоянии, а водитель здоров. Если в грузе нет этой информации, он не сможет доказать вашу правоту.
Пропускать регулировщиков. Это касается как индивидуальных предпринимателей, так и предприятий с пассажирами и множеством других людей. У них должен быть проездной билет (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если автомобиль зарегистрирован на индивидуального предпринимателя или компанию, а багажное отделение и гостиная забиты круассанами, контролер обязательно спросит, куда вы едете, и попросит предоставить проездное место. Однако если вы бросите на заднее сиденье десятки ромовых баб для буфета, он не сможет вас раздавить. Если вы путешествуете по служебным делам на своей или корпоративной машине, но не взяли с собой ничего или никого, трафик не имеет права просить о курсе.
Как заполнить проездной билет?
Путевой лист составляется индивидуальным предпринимателем или сотрудником компании, за которой он закреплен. Он оформляет документы на каждый автомобиль и заверяет их своей подписью и передачей. Путевой лист необходимо подготовить до начала поездки, а если водитель совершает много поездок за смену — до первого старта.
Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы Департамента транспорта или составлять собственные транспортные отчеты. Форма должна определяться учетной политикой. Если вы составляете накладную самостоятельно, в ней должны быть указаны обязательные пункты — остальные можно добавить самостоятельно.
Наименование и количество грузов. Например, «маршрут легкового автомобиля № 11».
Период загрузки. Если смена водителя не превышает одного дня — дата, когда груз может быть использован. Если больше — даты начала и окончания.
Информация о владельце транспортного средства.
Для индивидуальных предпринимателей: